كيف تدير اجتماعًا

{h1} شارك

هل سبق لك أن حضرت اجتماعًا حيث كل ما يمكنك التفكير فيه هو مدى إنتاجية العمل بمفردك على مكتبك؟ وكم من أموال الشركة تتدفق في البالوعة بينما يقوم زملائك في العمل بالتحقق خلسة من البلاك بيري الخاص بهم تحت الطاولة؟ وكيف كنت تتمنى أن تكون قد صنعت مثل طاقم إينولا جاي وحملت معك كبسولة السيانيد؟


الناس يكرهون الاجتماعات. ولكن ليست الاجتماعات نفسها هي بطبيعتها محفزة بالقلم الرصاص ، بل هي طريقة إدارة الاجتماعات. بدون قائد حقيقي ، يمكن أن تصبح الاجتماعات غير منتجة وغير فعالة ، ليس فقط تضييع الوقت والمال ، ولكن تقويض معنويات المكتب. لكن لا يجب أن تكون الأمور على هذا النحو.

رجل يعرف كيف يقود. يعرف كيف يدير اجتماعًا يبدأ في الوقت المحدد وينتهي في الوقت المحدد وينجز الأمور. إليك الطريقة.


حدد ما إذا كان الاجتماع ضروريًا للغاية. قبل أن تفكر حتى في تحديد موعد اجتماع ، اكتشف ما إذا كنت حقًا بحاجة إلى اجتماع. يجب عليك الاتصال بالاجتماع فقط إذا:

  • لا يمكن نشر المعلومات التي سيتم مناقشتها عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. ينبغي الاجتماعات أبدا يتم استدعاؤها عندما يكون أ تبادل المعلومات في اتجاه واحد وهناك حاجة.
  • هناك فوائد واضحة لتواجد الجميع معًا في غرفة واحدة.

ضع جدول أعمال. هذا أمر بالغ الأهمية لاجتماع مثمر. بدون جدول أعمال واضح ومحدد مسبقًا ، سينحرف الاجتماع عن الموضوع ويمتد إلى ما لا نهاية. وبعد ذلك ، عندما تنتهي وتفرق الجميع ، ستتذكر فجأة نقطة مهمة نسيت طرحها ، مما يستلزم اجتماعًا آخر.

اكتب جدول أعمال الاجتماع بقائمة محددة للعناصر التي ستتم مناقشتها وبأي ترتيب.
أرسل نسخة بالبريد الإلكتروني إلى كل شخص قبل يوم أو يومين من الاجتماع لمنحهم تنبيهًا بشأن ما يمكن توقعه وبعض الوقت لبدء التفكير في المشكلات وما يرغبون في المساهمة به. يمكن للناس أيضًا إضافة إضافات واعتراضات على جدول الأعمال قبل الاجتماع بدلا من في الاجتماع. وضح في رسالتك أن إذا لم يكن على جدول الأعمال ، فلا يمكن مناقشته في الاجتماع. الصق جدول الأعمال في نص البريد الإلكتروني. لا يفتح الأشخاص المرفقات.

تأكد من حضور الأشخاص الرئيسيين.
إذا اتصلت باجتماع عندما تعلم أن الأشخاص الرئيسيين لا يمكنهم الحضور ، فستقضي الاجتماع بشكل أساسي في محاولة التحدث حولهم والقول ، 'حسنًا ، علينا الانتظار لمعرفة ما سيقوله مايك قبل أن نبدأ على ذلك بالتأكيد. ' يتم تأجيل القرارات ، وضرورة عقد المزيد من الاجتماعات ، وتضيع الوقت بعد ذلك لتعريف أفراد MIA بالسرعة. رتب اجتماعًا عندما تعرف أن الأشخاص الرئيسيين يمكنهم عقده.


تحدث مع بعض الأشخاص لحل مشاكل الحيوانات الأليفة قبل الاجتماع. حتى إذا أوضحت أنه يمكن مناقشة بنود جدول الأعمال فقط أثناء الاجتماع ، فهناك دائمًا أشخاص يحاولون كسر هذه القاعدة وطرح قضية الحيوانات الأليفة المفضلة لديهم. يمكن لهؤلاء الأشخاص إبعاد مسار الاجتماع عن المسار الصحيح. إذا كنت تعرف أن شخصًا ما لديه مشكلة لا تؤثر حقًا على المجموعة ، فتحدث معه واحدًا لواحد قبل الاجتماع لحل المشكلة بشكل استباقي وإزالة مقاطعة الاجتماع في مهدها.



أحضر الكعك أو الكعك. الشيء الوحيد الذي يجعل الاجتماعات أكثر استساغة هو شيء ما لذوقك. أحضر شيئًا للناس ليقضوه.

جهز الكراسي على شكل حرف U.
هناك 3 طرق مختلفة لإعداد غرفة اجتماعات: شكل U أو دائرة أو محاضرة. أسلوب المحاضرة ، حيث يجلس الجميع جنبًا إلى جنب ويواجهون المقدمة ، يمنح القائد تحكمًا كاملاً ، لكنه لا يسمح بأي تعاون. تفسح الدائرة نفسها للشعور بالمساواة والكثير من التفكير الجماعي ، ولكن مع عدم وجود قائد واضح ، يمكن أن تتحول المناقشة بسهولة إلى حفنة من الدلافين. شكل U هو أفضل حل وسط ؛ إنه يمنح الأشخاص فرصة للمشاركة والتعاون ، لكن الرجل الموجود في الجزء العلوي من U معروف بأنه القائد ويمكنه إبقاء الأمور على المسار الصحيح.


لقد كان الأسلوب الدائري ، الديموقراطي الفائق ، رائجًا لبعض الوقت الآن ، وهو يجعل الجميع يشعرون بأهميتهم ، ولكنه أيضًا سبب خروج الاجتماعات عن المسار الصحيح وتصبح غير منتجة تمامًا. الحقيقة هي أنه ليس لدى الجميع شيئًا مهمًا ليقوله ، والقائد أمر بالغ الأهمية في إبقاء الأمور مركزة على الأشياء المهمة.

ابدأ في الوقت المحدد. ولا تلخص الحديث عن الأشخاص المتأخرين. يؤدي القيام بذلك إلى إضفاء الشرعية على التأخير وعدم احترام أولئك الذين بذلوا جهدًا للظهور في الوقت المحدد.


ابدأ بما تم إنجازه منذ الاجتماع الأخير. 'آخر مرة تحدثنا فيها عن x وإليك كيفية تنفيذه.' إذا كنت لا تريد أن يشعر الناس بأن الاجتماعات لا طائل من ورائها ، فعليك تقديم بعض الأدلة على أنهم ليسوا كذلك.

ادخل إلى صلب الموضوع. تذكر أن الاجتماعات ليست لتبادل المعلومات في اتجاه واحد. إذا كانت هناك معلومات أساسية يحتاج الأشخاص إلى معرفتها للتفاعل مع المشكلات ، فقم بتعميم هذه المعلومات في نشرة إعلانية أو بريد إلكتروني قبل الاجتماع حتى يكون الجميع على دراية بالسرعة ويمكنك تخطي الحليب والقفز مباشرة إلى اللحم. في الاجتماع ، قم بوصف القضية أو المشكلة بإيجاز وانتقل سريعًا إلى التوصل إلى حل أو مسار عمل.


إذا لم يستعد الأشخاص للاجتماع عن طريق قراءة المعلومات الأساسية أو غير ذلك ، فقم بحل الاجتماع. المضي قدما سيكون مجرد مضيعة للوقت. هذا يتطلب بعض الكرات ، لكن الناس سيكونون جاهزين في المرة القادمة.

توصل إلى حل ملموس. مرات عديدة خلال الاجتماع عندما لا يتمكن الناس من التوصل إلى توافق في الآراء ، يتم طرح القضية في الوقت الحالي ، مما يعني بالطبع أنه سيكون هناك اجتماع آخر في المستقبل لا محالة لمعالجة المشكلة مرة أخرى. لذلك ، كلما أمكن ، استبق هذه الاجتماعات المستقبلية من خلال الخروج بحل ملموس وإجراءات محددة يجب على الناس اتخاذها. هذا هو المكان الذي يتم فيه اختبار جودتك كقائد - هل يمكنك كسر الجمود والتوسط في حل وسط والتوصل إلى حل؟


السيطرة على المناقشة. ربما تكون أهم وظيفة للقائد هي الحفاظ على إنتاجية المناقشة وعلى الموضوع. هناك عدة طرق للقيام بذلك:

  • احصل على تعليقات من الجميع. إن وجود قائد واضح في الاجتماع لا يخنق التعليقات والتعاون ، بل يضمن ذلك. بدون قائد ، سوف يهيمن المتكلمون ذوو الرأي ، والذين ليس لديهم بالضرورة أفضل الأفكار ، على المناقشة ، في حين أن الأكثر تحفظًا لا يمكنهم الحصول على كلمة بشكل حاد. اجذب الأشخاص الهادئين بطرح أسئلة مثل ، 'يا جين ، لقد كان لديك الكثير من الخبرة مع هذه الشركة ، ما هو رأيك في اقتراحهم؟ بالطبع ، بعض الناس هادئون لأن ليس لديهم ما يقدمونه من ثاقبة. القائد الجيد يعرف أيهما.
  • اطرح أسئلة جيدة. في بعض الأحيان لا يستطيع الناس التوصل إلى الحل الصحيح لمجرد أن القائد لا يطرح الأسئلة الصحيحة. اطرح أسئلة تجعل الناس يفكرون وينظرون إلى شيء ما من زاوية أخرى.
  • قم بإيقاف الاضطرابات. ربما يكون هذا هو الجزء الأصعب من الوظيفة ، ولكن يجب على القائد أن يغلق بلباقة الأشخاص الذين يخرجون عن المسار الصحيح ، سواء كانوا يواصلون العمل أو أنهم بعيدون عن الموضوع. انتظر حتى يأخذ المنتفخ نفسًا ثم قل شيئًا مثل:
    • 'قد يكون هذا موضوعًا جيدًا للمناقشة مرة أخرى ، ولكن دعونا نعود للحديث عن X.'
    • 'لماذا لا نناقش نحن الاثنين ذلك بعد الاجتماع.'
    • 'نقطة جيدة لكننا بحاجة للعودة إلى جدول الأعمال.'
    • 'دعونا نضع هذا في الوقت الحالي ولكن يمكننا وضعه على جدول الأعمال في المرة القادمة.'
    • 'لقد أشرت للتو إلى توم كي يجعلك فاقدًا للوعي بضربة قوية في الرقبة.'

أنت لا تريد أن تأتي كأنك أحمق وتقطعهم ، لكن من الأفضل أن تخطئ في جانب أن تكون لديك يد حازمة. في حين أن كيس الهواء قد يكون معادلاً قليلاً ، فإن كل شخص آخر في الاجتماع سوف يصفق لك داخليًا.

لخص الاجتماع. في نهاية الاجتماع ، حدد بسرعة قائمة بكل ما أنجزته وعقدت العزم على القيام به. قم بتفويض المهام وتأكد من أن الجميع واضح تمامًا بشأن مسؤولياتهم الفردية. لا تسأل عن 'أعمال أخرى'. أنت فقط تفتح علبة من الديدان. تذكر ، إذا لم يكن على جدول الأعمال ، فلن تتم مناقشته.

تنتهي في الوقت المحدد. إذا كنت تريد تغيير موقف الأشخاص تجاه الاجتماعات ، فعليهم أن يعرفوا أنه يمكنهم الوثوق بهم للبدء والانتهاء في الوقت المحدد. مهمتك كقائد هي ضبط السرعة والحفاظ على سير الأمور حتى تحقق أهدافك في الوقت المحدد.

تابع وتأكد من إنجاز الأمور. هذا لا يقل أهمية عن الاجتماع نفسه. تذكر ، في بداية الاجتماع التالي ، سيكون عليك تلخيص ما تم إنجازه منذ الاجتماع الأخير. من الأفضل أن يكون لديك ما تقوله.

بالطبع ، إذا لم تكن القائد ، فليس هناك الكثير مما يمكنك فعله للحد من تفاهة الاجتماع. لكن الاجتماعات مكان رائع لإظهار مهاراتك القيادية المحتملة. تعال في الوقت المناسب ، كن مستعدًا بأفكار جيدة ، ونأمل أن تكون قريبًا الرجل الذي يقف في قمة الولايات المتحدة.

ما هي بعض النصائح حول ما يجب فعله وما لا يجب فعله بشأن إدارة اجتماع فعال ومنتج؟ شاركها معنا في التعليقات!